Cómo optimizar el uso de un TPV en tu restaurante

Quien pertenezca al mundo de la hostelería sabrá el ritmo tan alto con el que se trabaja y lo importante que es una correcta gestión y comunicación entre todas las partes de un restaurante, concretamente entre cocina y sala, para ofrecer la mejor atención a los comensales.

Quien pertenezca al mundo de la hostelería sabrá el ritmo tan alto con el que se trabaja y lo importante que es una correcta gestión y comunicación entre todas las partes de un restaurante, concretamente entre cocina y sala, para ofrecer la mejor atención a los comensales.

El ajetreo diario que se vive en un restaurante se convierte en una especie de coreografía de alta velocidad. Los roles y movimientos están claramente definidos, la comunicación está estandarizada, la tecnología ayuda, y los errores son pocos y distantes.

Un flujo de trabajo bien definido ayuda a planificar una experiencia excepcional para el cliente, sea cual sea el tamaño del mismo. Este nivel de planificación no tiene por qué darse solo en restaurantes de alta gama y grandes cadenas de restaurantes, si no que es necesario en cualquier negocio hostelero, para la tranquilidad del gestor o propietario y el aumento de beneficios.

Los avances en la tecnología han nivelado el campo de juego para restaurantes, bares y cafeterías más pequeños y, seamos sinceros, cualquier negocio de hostelería, grande o pequeño, ya no puede permitirse el lujo de proporcionar experiencia al cliente mediocre porque la competencia cada días es mayor.

El aumento de foros y páginas web estilo Tripadvisor donde los clientes pueden compartir su experiencia con millones de personas dan lugar a que cualquier pequeño error te puede costar caro y tirar tu reputación por los suelos. Un servicio correcto al cliente, una comidad de calidad y una experiencia sin complicaciones son cruciales para mantener contentos a los comensales digitalizados.

la mitad de los restaurantes cierran antes de llegar a los 5 años «Y el veinte por ciento sólo duran dos». Es cierto que en los últimos años el número de establecimientos ha ido en aumento, pero muchos de ellos se han quedado en el camino. Con estos antecedentes, ya no basta con tener comida de buena calidad, un servicio óptimo o una propuesta aparte: a quién quieren sobrevivir, deben centrarse en la innovación.

La mitad de los restaurantes cierran antes de llegar a los 5 años «Y el veinte por ciento sólo duran dos». Es cierto que en los últimos años el número de establecimientos ha ido en aumento, pero muchos de ellos se han quedado en el camino. Con estos antecedentes, ya no basta con tener comida de buena calidad, un servicio óptimo o una propuesta aparte: a quién quieren sobrevivir, deben centrarse en la innovación.

Para aquellos que quieran dar el salto a la digitalización, optar por un TPV inteligente es un buen punto de partida. Estos sistemas permiten no sólo modernizar la caja registradora tradicional, sino también incorporar nuevas funcionalidades que facilitan el análisis y la gestión de los negocios.

Estas son las principales ventajas de contar con un TPV para la gestión de tu restaurante.

1. Diferentes opciones de pago

La flexibilidad es clave cuando se atiende a los clientes, así que debes asegurarte de que elijan cómo quieren pagar. Tener un punto de venta inteligente permitirá aceptar todos los tipos de pago, dividir la factura, invitar artículos y más.

2. Controla el stock a tiempo real

La planificación del del restaurante debe comenzar con la parte interna. El menú es el corazón de un restaurante, y cada acción tomada dentro del restaurante empuja hacia el objetivo de preparar y servir esos platos. Entonces, la gestión del stock es por donde debe comenzar.

Reserva un tiempo para registrar el recibo del nuevo inventario directamente en tu TPV. De forma que puedas estar al tanto (en tiempo real) de los niveles de existencias, y todos los involucrados en la preparación de alimentos pueden evaluar rápidamente si lo que se necesita para el día está disponible y listo.

Asegúrate de que tu inventario se actualice todos los días. Lo mismo ocurre con el desperdicio de alimentos. Según un estudio de la Universidad RMIT, más de 250,000 toneladas de desperdicio de alimentos de restaurantes y cafés australianos terminan en vertederos cada año. Eso se traduce en un enorme coste para las empresas de hostelería, sin mencionar lo malo que es para el medio ambiente: la descomposición de los alimentos y otros materiales orgánicos en el vertedero liberan metano, un gas de efecto invernadero que es 25 veces más potente que la contaminación que sale de los gases de escape de los automóviles.

Paso 2: Gestiona el servicio de mesas

Si ofreces servicio de mesa en tu negocio, tus protocolos operativos comienzan en el momento en que un cliente entra por la puerta. Es un baile familiar, una cálida bienvenida seguida de la confirmación del número de invitados a sentarse, y luego los lleva a una mesa vacía.

Pero, ¿y si el comedor está lleno?

En un restaurante bien administrado, los camareros permanecen en contacto constante con el anfitrión y brindan actualizaciones sobre el estado de los asientos que pronto quedarán vacantes. En un lugar más informal, el mismo cliente calcula cuánto puede durar la espera.

En cualquier caso, hay una combinación de matemáticas y arte para llegar al tiempo de espera estimado. Y luego está el tiempo que lleva solo resolver eso o marcar un servidor para obtener la mejor estimación.

Pero, ¿qué pasa si puedes gestionar esto con tu TPV? El TPV te ayuda a administrar el comedor con funciones personalizadas y saber si una mesa necesita atención, acaba de llegar o acaba de solicitar la cuenta.

Paso 3: toma comandas con precisión y de forma ágil

La fase de toma de comandas es posiblemente la más crítica y la que hay que realizar con mayor precisión para evitar malentendidos y errores en los platos. Incluso los mejores camareros corren el riesgo de cometer errores humanos, por lo que es importante hacer todo lo posible para evitarlos.

Comenzando con la carta.

Casi todos los elementos de tu carta tendrán susu propias variaciones. Incluso cosas simples como una taza de café especial pueden complicarse.  ¿Qué tamaño? ¿Descafeinado? ¿Leche fría? ¿Leche de Soja? ¿Alcohol? ¿Azúcar? ¿Sacarina?

La toma de comanda con TPV te permita realizar todos las modificaciones que sean necesarias en un plato de forma sencilla y sin posibilidad de errores. De forma que cuando alguien pide por ejemplo un solomillo se pueden hacer todos los apuntes que el cliente demande para que salga a su gusto.

¿Cómo te gustaría que se cocinara? ¿Muy hecho, medio, poco hecho?

¿Qué tipo de guarnición? Verduras, patatas, salsas

¿Quieres que lo combinemos con nuestro vino recomendado?

Además, la toma de comandas es mucho más cómoda para los camareros, que de no tener un TPV tienen que utilizar papel y boli, con las dificultades que eso supone a la hora por ejemplo de compredner la letra de cada uno en cocina.

Paso 4. Comandas directas a cocina

Una vez que se realiza un pedido en el punto de venta, el siguiente paso es dejar que la cocina actúe. En restaurantes pequeños o durante las horas en las que no hay mucho trabajo, es fácil ir hasta la cocina y explicarles lo que han pedido, pero si el restaurante es más grande y hay mucho tráfico de personal, las impresoras de comandas pueden ser tu salvavidas.

El uso de impresoras o pantallas de producción remota significa que los detalles de cada pedido se envían automáticamente a donde deben ir.

Las configuraciones de impresión y visualización de las comandas pueden ser tan personalizadas como las necesites, pero ten en cuenta que las impresoras de comandas deberían facilitar el flujo de trabajo de la cocina, no dictarlo. Por ejemplo, los establecimientos de alta cocina, donde la especialización en la cocina es un hecho, pueden querer colocar impresoras en varias estaciones de la cocina, mientras que una sola impresora es probablemente todo lo que se necesita para un café pequeño.

Permitir que el punto de venta automatice la comunicación mantiene a todos enfocados en su trabajos:

  • los camareros no necesitan enviar comandas escritas a la cocina; simplemente pueden pasar a la siguiente mesa o volver a por las bebidas
  • el personal de cocina no necesitará explicaciones de comandas especiales porque tienen toda la información que necesitan en su comanda impresa y en los apuntes y comentarios

Con la preparación adecuada, y respaldado por una solución tecnológica inteligente, como un software TPV, lograr un flujo de trabajo positivo y un aumento de sus beneficios le será pan comido.

Contar con un sistema TPV en tu negocio significa que tu restaurante podría estar lleno y que la cocina podría estar con una gran carga de trabajo, pero tu equipo trabajará de forma ágil y eficiente, sabiendo exactamente qué debe hacerse y cómo debe suceder. 

Eso es lo que hace un buen diseño de operaciones y el mejor diseño comienza con un sistema TPV simple, con altas prestaciones y escalable, y ahí es donde entramos nosotros.